Tietosuoja

Tietosuoja on perusoikeus, joka turvaa jokaisen oikeuden yksityisyyteen. Tietosuojaa koskevan lainsäädännön tarkoituksena on varmistaa, että henkilötietoja käsitellään yksityisyyttä kunnioittaen. Tietosuojaa koskeva lainsäädäntö on uudistetunut vuonna 2018 EU:n tietosuoja-asetuksen voimaantullessa. On kuitenkin hyvä muistaa, että henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö on ollut olemassa jo lähes 30 vuoden ajan.

Tietosuoja-asetus ei koske henkilötietojen käsittelyä yksinomaan henkilökohtaisiin tai niihin verrattaviin tavanomaisiin yksityisiin tarkoituksiin. Vuokraustoiminnassa tämä tarkoittaa sitä, että yksityishenkilön pienimuotoinen vuokraustoiminta jää soveltamisalan ulkopuolelle, eikä toiminnasta tarvitse silloin laatia esimerkiksi tietosuojaselostetta. Pienimuotoisena vuokraustoimintana voidaan pitää enintään kolmen asunnon vuokraamista. Näissäkin vuokrasuhteissa vuokranantajan on kuitenkin syytä toimia vuokralaisen yksityisyyttä kunnioittaen.  Vuokrattaessa asuntoja yrityksen nimissä tietosuoja-asetusta on noudatettava vuokraustoiminnan koosta riippumatta.

Vuokranantaja kerää ja käsittelee toiminnassaan laajasti vuokralaisen henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tällöin vuokralaisen valinta ja vuokrasuhteen hoitaminen. Oikeus tietojen käsittelyyn perustuu sopimussuhteeseen vuokralaisen kanssa.

Käsiteltäessä henkilötietoja vuokraustoiminnassa on hyvä ottaa huomioon ainakin seuraavat asiat:

1. Vain vuokrasuhteen kannalta tarpeellisia tietoja voi kerätä

Vuokraustoiminnassa tarpeellisia tietoja ovat sellaiset tiedot, joiden avulla vuokranantaja pystyy varmistumaan vuokralaisen henkilöllisyydestä, maksukyvystä ja huoneiston huolellisesta hoidosta. Vastaavat tiedot voi kysyä myös takaajalta, jos vuokrasopimuksen mukaisten velvoitteiden vakuudeksi annetaan henkilötakaus.
Erityistä harkintaa kannattaa käyttää, jos kerää vuokralaista koskevia arkaluonteisia tietoja, kuten terveydentilaa koskevia tietoja. Tällaisten tietojen käsittelyyn tarvitaan vuokralaisen nimenomainen suostumus.

2. Kerättyjen tietojen on oltava ajan tasalla

Vuokranantajan on huolehdittava siitä, että käsiteltävät henkilötiedot ovat täsmällisiä ja päivitettyjä. Virheellisiä, epätäydellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja ei saa käsitellä. Vuokralaista kannattaa pyytää ilmoittamaan muuttuneista yhteystiedoista tai muista tiedoista.

3. Vuokralaiselle täytyy kertoa henkilötietojen käsittelystä

Vuokranantajan on laadittava tietosuojaseloste, jossa kerrotaan henkilötietojen käsittelystä vuokraustoiminnassa sekä vuokralaisen oikeuksista siihen liittyen. Vuokralaiselle on hyvä kertoa henkilötietojen käsittelystä viimeistään vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä. Suomen Vuokranantajat on tehnyt jäsentensä käyttöön mallin tietosuojaselostetta varten.

4. Tietoja on säilytettävä huolellisesti

Vuokranantajan on huolehdittava keräämiensä henkilötietojen suojaamisesta kaikissa käsittelyn vaiheissa alkaen tietojen keräämisestä ja päättyen tietojen hävittämiseen.
Sekä tietojärjestelmiin tallennettuja että paperille tulostettuja tietoja on säilytettävä niin, etteivät ulkopuoliset henkilöt pääse niihin käsiksi. Vuokranantajan on huolehdittava myös käyttämiensä tietojärjestelmien tietoturvasta.

5. Tarpeettomat tiedot on hävitettävä 

Vuokranantajalla on oikeus säilyttää keräämiään tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista. Vuokralaista ja takaajaa koskevia tietoja on perusteltua säilyttää koko vuokrasuhteen ajan ja tämän jälkeen normaalitilanteessa kuuden kalenterivuoden ajan. Pidempään tietoja on yleensä perusteltua säilyttää vain, jos vuokranantajalla on edelleen avoinna olevia saatavia vuokralaiselta. Tarpeettomat tiedot on hävitettävä tai muutettava sellaiseen muotoon, ettei vuokralaista pysty niistä tunnistamaan. Tiedot on hävitettävä sellaisella tavalla, etteivät ulkopuoliset pääse käsiksi hävitettäviin tietoihin.