Tietosuojaseloste

Tietosuoja Suomen Vuokranantajat ry:n toiminnassa

Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, kuinka Suomen Vuokranantajat ry käsittelee henkilötietoja omassa toiminnassaan.

1. REKISTERINPITÄJÄ

Suomen Vuokranantajat ry
Annankatu 24
00100 Helsinki
(09) 1667 6421
toimisto@vuokranantajat.fi
Y-tunnus: 1597607-3

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voit olla yhteydessä toiminnanjohtaja Sanna Hughesiin (sanna.hughes@vuokranantajat.fi)

2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia toimintamme järjestämistä varten. Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Jäsensuhteen hoitaminen

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten. Jäsenpalveluihimme kuuluu myös jäsentemme edunvalvonta. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin yhdistyslakiin sekä meidän ja jäsenemme väliseen sopimukseen. Jotta voisimme palvella yhteisö- ja kannatusjäseniämme paremmin, käsittelemme tietoja myös heidän yhteyshenkilöistään. Yhteyshenkilöiden osalta käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme.

Tapahtumien järjestäminen

Käsittelemme henkilötietoja myös erilaisten tapahtumien järjestämistä varten. Tapahtumien järjestämiseen liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen meidän ja tapahtumaan osallistuvan henkilön välillä. Tapahtumien järjestelyihin liittyviä, mahdollisesti arkaluonteisia tietoja (kuten tieto erityisruokavaliosta) käsittelemme vain henkilön antaman suostumuksen perusteella.

Markkinointi

Käsittelemme henkilötietoja myös kertoaksemme itsestämme, tarjoamistamme jäseneduista tai tarjotaksemme jäsenyyteen liittyviä palveluita. Käsittelemme henkilötietoja myös tutkimustoimintaa ja jäsenkyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu silloin oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palveluitamme ja markkinoida omia tai yhteistyökumppaniemme palveluita. Henkilötietojen käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin voi kieltää koska tahansa.

Sidosryhmäsuhteiden hoitaminen

Käsittelemme henkilötietoja myös osana sidosryhmäsuhteiden hoitamista ja kehittämistä. Sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme kertoa sidosryhmille toiminnastamme, valvoa etujamme ja kartoittaa potentiaalisia yhteistyökumppaneita.

Palveluiden kehittäminen

Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsenpalveluidemme ja verkkosivujemme toimivuudesta ja tietoturvallisuudesta, jäsenpalvelujen ja verkkosivujen laadun parantamiseksi sekä toimintamme kehittämiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin oikeutettuun etuumme varmistaa palveluiden toimivuus ja tietoturvallisuus sekä saada riittävästi tietoa toimintamme kehittämiseksi ja johtamiseksi.

Muut tarkoitukset, joihin olemme saaneet suostumuksen

Voimme käsitellä henkilötietoja myös muihin tarkoituksiin, joihin olemme saaneet rekisteröityjen henkilöiden suostumuksen. Suostumuksen voi peruuttaa koska tahansa.

3. KERÄTTÄVÄT TIEDOT

Keräämme ja käsittelemme toiminnassamme seuraavia henkilötietoryhmiä:
• Perustiedot kuten nimi, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti) ja syntymäaika tai Y-tunnus
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot kuten jäsennumero, liittymis- ja eroamispäivä, jäsentyyppi, jäsenmaksutiedot ja laskutusosoite, jäsenen omistamien asuntojen lukumäärä
• Luottamustoimet yhdistyksessä tai henkilön muuhun rooliin liittyvät tiedot
• Tapahtumiin ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot
• Yhteydenotot neuvontapalveluihin ja niihin liittyvät asiakirjat
• Verkkosivujen käytön yhteydessä tallentuvat tiedot kuten käyttäjätunnukset ja salasanat, lokitiedot, evästeiden tuottamat tiedot käyttäjän IP-osoitteesta ja laitteiston metatiedoista
• Muut tapauskohtaisesti määritellyt, suostumuksen perusteella kerätyt tiedot
• Suoramarkkinointi- ja muut kiellot

Pääsääntöisesti keräämme henkilötiedot suoraan henkilöltä itseltään hänen liittyessään jäseneksi, ilmoittautuessaan tapahtumaan tai asioidessaan meidän kanssamme. Henkilötietoja kerääntyy myös verkkosivuilla vierailun yhteydessä. Osoitetietojamme voimme päivittää myös Postin osoiterekisteristä. Sidosryhmiä koskevia tietoja keräämme pääsääntöisesti julkisista lähteistä.

4. TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Suomen Vuokranantajat kerää jäseniään koskevat tiedot jäseneltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä ja jäsensuhteen aikana jäsenen asioidessa Suomen Vuokranantajien kanssa. Lisäksi jäsenten osoitetiedot päivitetään neljä kertaa vuodessa Postin osoiterekisteristä saatavien tietojen perusteella.

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Jäseniämme koskevia tietoja säilytämme tarpeellisin osin koko jäsenyyden keston ajan. Jäsenyyden päättymisen tai järjestämämme tapahtuman jälkeen säilytämme tietoja niin kauan ja siinä laajuudessa kuin lakiin perustuvat velvollisuutemme sitä edellyttävät tai se on tarpeellista esimerkiksi laskutuksen, perinnän tai oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.

Yhteisö- ja kannatusjäsenen yhteyshenkilön tiedot, sidosryhmiimme kuuluvista henkilöistä tallennetut tiedot sekä suostumuksen perusteella kerätyt poistamme näiden henkilöiden pyynnöstä.

5. EVÄSTEET

Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle.

Palvelun mahdollistavat tai sitä parantavat evästeet

Käytämme evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita verkkosivullamme www.vuokranantajat.fi. Osa evästeistä on välttämättömiä palvelun sujuvalle käytölle. Tällaisiä on muun muassa kirjautumisen tai kielivalinnat mahdollistavat evästeet. Käytämme evästeitä myös parantaaksemme ymmärrystämme siitä, kuinka asiakkaat käyttävät sivustojamme. Keräämme tilastollista tietoa kävijämääristä varmistaaksemme, että sivusto vastaa käyttäjien tarpeita. Seuraamme millaisilla laitteilla, mihin aikaan ja mitä sisältöjä asiakkaamme etsivät palvelusta.

Käyttäjän mahdollisuudet estää evästeiden käyttö

Käyttäjä voi asettaa selaimestaan, mitkä evästeet sallitaan palvelussa. Jos toiminto kytketään pois, on hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

6. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Voimme luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen markkinointia varten.

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos yhteistyökumppanimme siirtää tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen riittävästä suojauksesta mallisopimuslausekkeilla tai varmistamalla, että yhteistyökumppanimme on Privacy Shield -rekisteröity yhtiö tai yhteisö.

7. TIETOJEN SUOJAUS

Käsittelemme henkilötietoja kaikissa tilanteissa yksityisyyttä kunnioittaen. Suojaamme tiedot asianmukaisesti ja edellytämme sitä myös Suomen Vuokranantajien alihankkijoiltamme ja yhteistyökumppaneiltamme, joille tietoja siirretään tai luovutetaan.

Tietoihin pääsevät käsiksi vain ne, jotka tarvitsevat tietoja omien tehtäviensä hoitamiseksi. Sähköisiin järjestelmiin tallennetut tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot. Paperisia asiakirjoja säilytetään niin, etteivät ulkopuoliset pääse niihin käsiksi.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Jokaisella, jonka tietoja käsittelemme, on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot sekä vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai poistamista. Henkilötietojen poistamista koskevaan pyyntöön voimme kuitenkin suostua vain, jollei tietojen käsittelylle ole enää lainmukaista perustetta.

Tietyissä tapauksissa sovellettavan lain mukaisesti henkilöllä, jonka tietoja käsittelemme, voi olla oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tai siirtää meidän tallentamamme tiedot järjestelmästä toiseen. Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen tarkoittaa oikeutta saada henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Jokaisella, jonka tietoja käsittelemme, on myös oikeus kieltää tietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin. Kiellosta voi ilmoittaa tietojen antamisen yhteydessä tai milloin tahansa sen jälkeen. Tallennamme tarvittaessa myös meille ilmoitetun mahdollisen turvakiellon.

Jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen antanut henkilö voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. Emme käsittele tietoja enää sen jälkeen, ellei käsittelylle ole muuta perustetta.

Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen toimisto@vuokranantajat.fi. Oikeuksien käyttäminen on maksutonta.

Jos henkilötietojen käsittelyä koskeva toimintamme ei joltain osin ole asianmukaista, toiminnastamme voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.

9. SELOSTEEN MUUTTAMINEN

Meillä on oikeus muuttaa tietosuojaselostetta tarvittaessa. Ajantasainen tietosuojaseloste on aina luettavissa osoitteessa www.vuokranantajat.fi