Huoneistotietojärjestelmän tavoitteena on parantaa asuinhuoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta ja luotettavuutta sekä edistää toimialan digitaalisten palveluiden kehittämistä.
Suomessa on noin 90 000 taloyhtiötä ja niissä yhteensä noin 1,5 miljoonaa osakehuoneistoa. Näistä huoneistotietojärjestelmässä on tällä hetkellä noin 5 000 yhtiötä ja 80 000 osakeryhmää ja tietosisältö kasvaa koko ajan. Uudet taloyhtiöt tulevat automaattisesti huoneistotietojärjestelmän piiriin, eikä osakekirjoja enää paineta.
Vanhat yhtiöt siirtyvät kahdessa vaiheessa
Vanhojen, ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden osalta siirtyminen huoneistotietojärjestelmään on kaksivaiheinen: taloyhtiö siirtää ensin osakeluettelon, sen jälkeen osakkeenomistaja rekisteröi omistuksensa. Yhtiökokouksessa on hyvä hetki ottaa osakeluettelon siirto puheeksi – osakeluetteloiden tulee olla siirrettynä huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä.
Osakeluettelon siirtäminen on hyväksyttävä taloyhtiön hallituksessa. Kun osakeluettelo on siirretty, taloyhtiön tulee ilmoittaa siirrosta osakkaille. Sen jälkeen on osakehuoneiston omistajan vuoro hakea omistusoikeuden rekisteröintiä, jolloin myös paperinen osakekirja mitätöidään Maanmittauslaitoksella. Rekisteröintiä tulee hakea kymmenen vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta. Pakollista omistuksen rekisteröinti on jo aikaisemmin, jos osakehuoneisto vaihtaa omistajaa osakeluettelon siirron jälkeen.
Sähköinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan
Uuden omistajan kannattaa hakea omistuksen rekisteröintiä viivytyksettä kaupanteon jälkeen. Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, osoittaa merkintä huoneistotietojärjestelmässä osakehuoneiston omistajan. Huomionarvoista on myös se, että sähköisen omistajamerkinnän myötä ei ole enää vaaraa ja huolta paperisen osakekirjan katoamisesta.
Sähköinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan käytön esimerkiksi osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena. Panttaukset voidaan rekisteröidä huoneistotietojärjestelmään omistuksen rekisteröinnin yhteydessä tai sen jälkeen.
Ennen kaupantekoa
Jatkossakin huoneiston ja taloyhtiön tiedot kannattaa selvittää tarkoin ennen kaupantekoa. Esimerkiksi isännöitsijäntodistukseen ja muihin huoneistoa ja taloyhtiötä koskeviin asiakirjoihin on syytä perehtyä kuten ennenkin.
Jos taloyhtiö on jo huoneistotietojärjestelmässä, kannattaa ennen kaupantekoa tutustua myös huoneistotietojärjestelmän tulosteisiin, eli osakeluetteloon ja osakehuoneistotulosteeseen. Osakeluettelo on yhtiökohtainen kooste osakkeita, osakehuoneistoja ja osakkeenomistajia koskevista tiedoista. Osakehuoneistotulosteessa puolestaan kuvataan osakeryhmän perustiedot sekä huoneistotietojärjestelmään merkityt omistus-, panttaus- ja rajoitustiedot.
Lue lisää: https://www.maanmittauslaitos.fi/huoneistot-ja-kiinteistot
Maanmittauslaitoksen asiointiapuri ohjaa omistuksen rekisteröimisessä huoneistotietojärjestelmään.
Armi Hantula ja Susanna Koivula, Maanmittauslaitos