Kiinteistöliiton yhteysjohtaja Timo Tossavaisen mukaan taloyhtiöiden ja isännöintiyritysten liitot ovat yleensä varsin pitkäikäisiä. Isännöitsijää ei vaihdeta herkästi — ei aina silloinkaan, kun syytä olisi. Kiinteistöliiton tutkimuksen mukaan tavallisin syy vaihtoon on isännöitsijän toiminnan huono laatu, ei esimerkiksi hinta. Kun tiet sitten eroavat, taloyhtiön kannattaa valita uusi kumppaninsa huolellisesti: ”Projektiin kannattaa varata aikaa ja vaivaa, sillä muuten niitä on edessä tulevaisuudessa, kun homma ei pelitä”, Tossavainen korostaa.
Yksityiskohtainen tarjouspyyntö
Isännöinnin kilpailutuksessa tärkeää on, että tarjouspyyntö on riittävän yksityiskohtainen. ”Taloyhtiön hallituksen on esimerkiksi mietittävä, mitä palveluita se todellisuudessa tarvitsee ja mitä ei.” Hyvä käytännön työväline on Asunto-osakeyhtiön isännöintitehtäväluettelo, jonka voi ostaa Kiinteistömedia Oy:sta. ”Sieltä voi ruksia haluamansa palvelut niin, että esimerkiksi mitään tärkeää ei unohdu.”
Hyvin laadittu tarjouspyyntö varmistaa osaltaan, että tarjoukset ovat keskenään vertailukelpoisia. ”Mikäli tarjouspyynnössä on vaikkapa vain joitakin kiinteistön teknisiä tietoja ja asuntojen lukumäärä, isännöintiyrityksen on hyvin vaikea tietää, mitä taloyhtiö tahtoo.”
Yrityksissä on eroja
Tarjouspyyntö kannattaa lähettää muutamalle, mutta ei sentään kymmenille isännöintiyrityksille. Ainakin suuremmissa kaupungeissa toimistoissa riittää valinnan varaa. ”Hallituksessa kannattaa pohtia, onko väliä, onko kyseessä esimerkiksi pieni perheomisteinen toimisto vai iso yritys, jolla on toimivat varamiesjärjestelyt. Tai suosiiko se auktorisoituja toimistoja ja koulutettuja isännöitsijöitä, kuten itse tekisin.
Myös paikallisuudella ja paikallistuntemuksella on oma merkityksensä, vaikka isännöintitoimiston ei tarvitsekaan sijaita aivan taloyhtiön vieressä.” Pohtia voi sitäkin, kuinka paljon toimistolla jo on asiakkaita eli resursseja uutta asiakasta varten. ”Mikäli isännöintitoimistosta ei kerrota asiaa suoraan, niin siitäkin voi tehdä omia johtopäätöksiä. Isännöinnissä tärkeää on avoimuus ja luottamus.”
Haastatteluissa katsotaan asioita ja ihmistä
Kun tarjoukset ovat tulleet ja ne analysoitu, pari kolme lupaavinta toimistoa kannattaa kutsua haastatteluun. Tällä varmistetaan esimerkiksi se, että kumpikin osapuoli ymmärtää papereissa olevat asiat samalla tavalla. Paikalle kannattaa pyytää myös juuri se isännöitsijä, jota isännöintitoimisto ehdottaa kohteeseen. ”Isännöinnissä suuri merkitys on isännöitsijän henkilöllä, hänen oma-aloitteisuudellaan, aktiivisuudellaan ja ihmissuhdetaidoillaan. Haastattelussa voi arvioida, miten henkilökemiat natsaavat.”
Kun eri tarjousten hintoja vertaillaan, huomiota kannattaa kiinnittää erityisesti kiinteän hinnan ja erikseen laskutettavien töiden yhteissummaan. Käytännössä joku voi yrittää houkutella asiakkaita alhaisella kiinteällä hinnalla ja liittää erikseen laskutettaviin töihin usein toistuvia tehtäviä, jotka toisilla ovat kiinteän hinnoittelun piirissä.
Tarkkuutta suhteen virallistamiseen
Laadittavaan isännöintisopimukseen kannattaa liittää sanamuoto, että siinä noudatetaan isännöintialan yleisiä sopimusehtoja, jolloin jokaista asiaa ei tarvitse mainita erikseen. Sopimusehdot voi pistää mukaan liitteenä, samoin kuin alkuperäisen tarjouspyynnön ja tarjouksen. ”Mukaan kannattaa laittaa myös kirjaus, että toimisto sitoutuu Isännöinnin eettisiin ohjeisiin. Auktorisoidut yritykset ja Isännöintiliiton jäsenet ovat näihin sitoutuneet, mutta lauselma on hyödyllinen, jos auktorisointi tai liiton jäsenyys päättyy.”
Irtisanomisaika on järkevä sopia korkeintaan 3–4 kuukauden pituiseksi. Sopimukseen on fiksua kirjata myös, että mahdolliset hinnankorotustarpeet käsitellään taloyhtiön hallituksessa – ja pelisäännöt siitä, miten isännöinnin omat laskut hyväksytään. Paikallaan on myös maininta, että jos kohteeseen osoitettu isännöitsijä vaihtuu, hallituksen on hyväksyttävä etukäteen tarjolle tuleva uusi henkilö. Kun nimet ovat paperissa, voidaan huokaista, hetkeksi.
Osapuolten kannattaa kuitenkin palata sopimuksen äärelle palautekeskusteluun kerran vuodessa. ”Kumpikin osapuoli voi tällöin tarkistaa, miten on mennyt, onko jotain parannettavaa tai pitäisikö sopimuksesta ottaa jotain ottaa pois tai lisätä siihen jotain. Kun asiaan palataan säännöllisesti, kaikille on myös selvää, mistä aikoinaan onkaan sovittu”, Tossavainen korostaa.
Timo Tossavainen puhui isännöinnin kilpailutuksesta myös Vuokranantajien toukokuisessa webinaarissa. Esitys ja tallenne löytyvät osoitteesta vuokranantajat.fi/webinaarit.