Tietosuoja Suomen Vuokranantajat ry:n toiminnassa
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, kuinka Suomen Vuokranantajat ry käsittelee henkilötietoja omassa toiminnassaan.
1. REKISTERINPITÄJÄ
Suomen Vuokranantajat ry
Annankatu 24
00100 Helsinki
(09) 1667 6421
toimisto@vuokranantajat.fi
Y-tunnus: 1597607-3
Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voit olla yhteydessä toiminnanjohtaja Sanna Hughesiin (sanna.hughes@vuokranantajat.fi)
2. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia toimintamme järjestämistä varten. Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
Jäsensuhteen hoitaminen
Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti jäsensuhteen hoitamista ja jäsenpalvelujen toteuttamista varten. Jäsenpalveluihimme kuuluu myös jäsentemme edunvalvonta. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin yhdistyslakiin sekä meidän ja jäsenemme väliseen sopimukseen. Jotta voisimme palvella yhteisö- ja kannatusjäseniämme paremmin, käsittelemme tietoja myös heidän yhteyshenkilöistään. Yhteyshenkilöiden osalta käsittely perustuu meidän oikeutettuun etuumme.
Tapahtumien järjestäminen
Käsittelemme henkilötietoja myös erilaisten tapahtumien järjestämistä varten. Tapahtumien järjestämiseen liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen meidän ja tapahtumaan osallistuvan henkilön välillä. Tapahtumien järjestelyihin liittyviä, mahdollisesti arkaluonteisia tietoja (kuten tieto erityisruokavaliosta) käsittelemme vain henkilön antaman suostumuksen perusteella.
Markkinointi
Käsittelemme henkilötietoja myös kertoaksemme itsestämme, tarjoamistamme jäseneduista tai tarjotaksemme jäsenyyteen liittyviä palveluita. Käsittelemme henkilötietoja myös tutkimustoimintaa ja jäsenkyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu silloin oikeutettuun etuumme tarjota tietoa osana palveluitamme ja markkinoida omia tai yhteistyökumppaniemme palveluita. Henkilötietojen käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin voi kieltää koska tahansa.
Sidosryhmäsuhteiden hoitaminen
Käsittelemme henkilötietoja myös osana sidosryhmäsuhteiden hoitamista ja kehittämistä. Sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme kertoa sidosryhmille toiminnastamme, valvoa etujamme ja kartoittaa potentiaalisia yhteistyökumppaneita.
Palveluiden kehittäminen
Käsittelemme henkilötietoja myös huolehtiaksemme jäsenpalveluidemme ja verkkosivujemme toimivuudesta ja tietoturvallisuudesta, jäsenpalvelujen ja verkkosivujen laadun parantamiseksi sekä toimintamme kehittämiseksi. Henkilötietojen käsittely perustuu tällöin oikeutettuun etuumme varmistaa palveluiden toimivuus ja tietoturvallisuus sekä saada riittävästi tietoa toimintamme kehittämiseksi ja johtamiseksi.
Muut tarkoitukset, joihin olemme saaneet suostumuksen
Voimme käsitellä henkilötietoja myös muihin tarkoituksiin, joihin olemme saaneet rekisteröityjen henkilöiden suostumuksen. Suostumuksen voi peruuttaa koska tahansa.
3. KERÄTTÄVÄT TIEDOT
Keräämme ja käsittelemme toiminnassamme seuraavia henkilötietoryhmiä:
• Perustiedot kuten nimi, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköposti) ja syntymäaika tai Y-tunnus
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot kuten jäsennumero, liittymis- ja eroamispäivä, jäsentyyppi, jäsenmaksutiedot ja laskutusosoite, jäsenen omistamien asuntojen lukumäärä
• Luottamustoimet yhdistyksessä tai henkilön muuhun rooliin liittyvät tiedot
• Tapahtumiin ja palveluiden käyttöön liittyvät tiedot
• Yhteydenotot neuvontapalveluihin ja niihin liittyvät asiakirjat
• Verkkosivujen käytön yhteydessä tallentuvat tiedot kuten käyttäjätunnukset ja salasanat, lokitiedot, evästeiden tuottamat tiedot käyttäjän IP-osoitteesta ja laitteiston metatiedoista
• Muut tapauskohtaisesti määritellyt, suostumuksen perusteella kerätyt tiedot
• Suoramarkkinointi- ja muut kiellot
Pääsääntöisesti keräämme henkilötiedot suoraan henkilöltä itseltään hänen liittyessään jäseneksi, ilmoittautuessaan tapahtumaan tai asioidessaan meidän kanssamme. Henkilötietoja kerääntyy myös verkkosivuilla vierailun yhteydessä. Osoitetietojamme voimme päivittää myös Postin osoiterekisteristä. Sidosryhmiä koskevia tietoja keräämme pääsääntöisesti julkisista lähteistä.
4. TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN
Suomen Vuokranantajat kerää jäseniään koskevat tiedot jäseneltä itseltään jäseneksi liittymisen yhteydessä ja jäsensuhteen aikana jäsenen asioidessa Suomen Vuokranantajien kanssa. Lisäksi jäsenten osoitetiedot päivitetään neljä kertaa vuodessa Postin osoiterekisteristä saatavien tietojen perusteella.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.
Jäseniämme koskevia tietoja säilytämme tarpeellisin osin koko jäsenyyden keston ajan. Jäsenyyden päättymisen tai järjestämämme tapahtuman jälkeen säilytämme tietoja niin kauan ja siinä laajuudessa kuin lakiin perustuvat velvollisuutemme sitä edellyttävät tai se on tarpeellista esimerkiksi laskutuksen, perinnän tai oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Yhteisö- ja kannatusjäsenen yhteyshenkilön tiedot, sidosryhmiimme kuuluvista henkilöistä tallennetut tiedot sekä suostumuksen perusteella kerätyt poistamme näiden henkilöiden pyynnöstä.
5. EVÄSTEET
Käytämme www.vuokranantajat.fi sivustollamme evästeitä ja vastaavia teknologioita käyttökokemuksen parantamiseksi sekä toiminnallisiin, tilastollisiin ja markkinointitarkoituksiin.
Valitsemalla ”HYVÄKSYN KAIKKI EVÄSTEET” henkilö osoittaa hyväksyvänsä evästeiden ja vastaavien teknologioiden käytön sekä muita kuin välttämättömiä ja toiminnallisia tietoja koskevan mahdollisen siirron EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Käytettävät evästeet voi välttämättömiä evästeitä lukuun ottamatta myös halutessaan valita infolaatikon alareunassa olevasta valikosta tai kieltää muiden kuin välttämättömien evästeiden käytön valitsemalla ”KIELLÄN EVÄSTEET”.
Annettua suostumusta voi muuttaa milloin tahansa evästeasetuksissa klikkaamalla www.vuokranantajat.fi-sivun vasemmassa alareunassa olevaa evästeet-kuvaketta.
Mikä on eväste?
Eväste (Cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa tietokoneelle, tabletille tai älypuhelimeen. Eväste ei ole ohjelma, eikä se sisällä haittaohjelmia tai viruksia.
Kuinka sivusto käyttää evästeitä?
Osa evästeistä on välttämättömiä sivuston toiminnalle. Saamme evästeiden kautta tietoa myös siitä, miksi henkilö vierailee sivustollamme. Näiden tietojen avulla optimoimme sivustoa vastaamaan henkilön tarpeita ja mielenkiinnon kohteita entistäkin paremmin. Evästeet muistavat asioita, kuten sivuston aiemmat käyttökerrat sekä sen, onko henkilö kirjautunut sivustolle. Evästeiden avulla näet muilla sivustoilla sinulle kohdistettuja mainoksiamme.
Evästeitä tallentavat palvelut ja evästeiden käyttötarkoitukset on kerrottu eri evästeluokkien alla:
1. Välttämättömät
Välttämättömiä evästeitä tarvitaan, jotta verkkosivustomme toimivat turvallisesti ja oikealla tavalla. Verkkosivusto ei toimi kunnolla ilman näitä evästeitä.
2. Toiminnalliset
Toiminnallisten evästeiden avulla verkkosivustomme muistaa aiemmin tehdyt valinnat, kuten kirjautumisen Suomen Vuokranantajat verkkosivulle.
3. Tilastolliset
Tilastollisten evästeiden avulla seuraamme verkkosivustomme kävijöiden toimintaa ja teemme analyyseja, joiden avulla voimme optimoida verkkosivustoamme.
4. Markkinointi
Nämä evästeet auttavat meitä näyttämään mainoksia verkkosivustomme selauskäyttäytymisen perusteella, vaikka henkilö vierailisikin myöhemmin muilla (kolmansien osapuolien) verkkosivustoilla. Näitä evästeitä käytetään myös markkinointikampanjoidemme tehokkuuden arvioimiseen, kuten myös kohdennettuun markkinointiin, riippumatta siitä mitä laitetta/laitteita henkilö on käyttänyt.
Kuinka pitkäksi aikaa evästeet tallennetaan?
Laitteisiin ja selaimiin tallennettujen evästeiden voimassaoloaika vaihtelee. Evästeen voimassaoloaika lasketaan edellisestä kerrasta, kun vierailit sivustolla. Kun evästeen voimassaoloaika päättyy, se poistetaan automaattisesti.
Evästeiden estäminen tai poistaminen
Henkilö voi milloin vain estää kaikki evästeet ja/tai kolmannen osapuolen evästeet vaihtamalla tietokoneensa, tablettinsa tai älypuhelimensa selainasetuksia. Näiden asetusten sijainti riippuu käytetystä selaimesta. On kuitenkin hyvä muistaa, että jos kaikki evästeet ja/tai kolmannen osapuolen evästeet estetään, sivuston kaikki toiminnot ja palvelut eivät ole käytettävissä (sillä niiden toiminta perustuu evästeisiin).
Google Analytics -evästeet voi valita pois käytöstä tämän linkin kautta.
Kuinka evästeet poistetaan?
Aiemmin hyväksytyt evästeet on helppo poistaa. Poistamistapa riippuu käytetystä selaimesta (Chrome, Firefox, Safari jne.) ja laitteesta (älypuhelin, tabletti, PC, Mac).
Evästeet poistetaan yleensä asetusvalikon turvallisuus- ja yksityisyysasetuksissa, mutta tämä on selainkohtaista. Lisätietoa evästeiden poistamisesta laite/selainkohtaisesti:
- Internet Explorer
- Microsoft Edge
- Mozilla Firefox
- Google Chrome
- Opera
- Safari
- Flash-evästeet
- Apple
- Android
- Chrome, Android
6. TIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Voimme luovuttaa henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme jäsenetujen markkinointia varten.
Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos yhteistyökumppanimme siirtää tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen riittävästä suojauksesta mallisopimuslausekkeilla tai varmistamalla, että Euroopan komissio on antanut kyseistä maata koskevan päätöksen henkilötietojen suojan riittävyydestä. Lisäksi tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle rekisteröidyn antaman nimenomaisen suostumuksen perusteella.
7. TIETOJEN SUOJAUS
Käsittelemme henkilötietoja kaikissa tilanteissa yksityisyyttä kunnioittaen. Suojaamme tiedot asianmukaisesti ja edellytämme sitä myös Suomen Vuokranantajien alihankkijoiltamme ja yhteistyökumppaneiltamme, joille tietoja siirretään tai luovutetaan.
Tietoihin pääsevät käsiksi vain ne, jotka tarvitsevat tietoja omien tehtäviensä hoitamiseksi. Sähköisiin järjestelmiin tallennetut tiedot on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot. Paperisia asiakirjoja säilytetään niin, etteivät ulkopuoliset pääse niihin käsiksi.
8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Jokaisella, jonka tietoja käsittelemme, on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot sekä vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon oikaisua tai poistamista. Henkilötietojen poistamista koskevaan pyyntöön voimme kuitenkin suostua vain, jollei tietojen käsittelylle ole enää lainmukaista perustetta.
Tietyissä tapauksissa sovellettavan lain mukaisesti henkilöllä, jonka tietoja käsittelemme, voi olla oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tai siirtää meidän tallentamamme tiedot järjestelmästä toiseen. Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen tarkoittaa oikeutta saada henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
Jokaisella, jonka tietoja käsittelemme, on myös oikeus kieltää tietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin. Kiellosta voi ilmoittaa tietojen antamisen yhteydessä tai milloin tahansa sen jälkeen. Tallennamme tarvittaessa myös meille ilmoitetun mahdollisen turvakiellon.
Jos tietojen käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen antanut henkilö voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. Emme käsittele tietoja enää sen jälkeen, ellei käsittelylle ole muuta perustetta.
Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen toimisto@vuokranantajat.fi. Oikeuksien käyttäminen on maksutonta.
Jos henkilötietojen käsittelyä koskeva toimintamme ei joltain osin ole asianmukaista, toiminnastamme voi tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.
9. SELOSTEEN MUUTTAMINEN
Meillä on oikeus muuttaa tietosuojaselostetta tarvittaessa. Ajantasainen tietosuojaseloste on aina luettavissa osoitteessa www.vuokranantajat.fi