Ajankohtaista

Maltti on valttia sähköisissä omistajamerkinnöissä

Selvitimme, mitä toimia paperisten osakekirjojen korvaaminen sähköisillä omistajamerkinnöillä vaatii osakkeenomistajalta, minkälaisia kuluja syntyy, ja missä vaiheessa rekisteröinti kannattaa tai pitää tehdä.

Teksti KATARIINA KRABBE

Kuvitus KAROLIINA PAATOS, AAPO HUHTA

Julkaistu lehdessä 2/2023

Ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään tämän vuoden loppuun mennessä. Kun oma taloyhtiö on tämän hoitanut, osakkaalla on kymmenen vuotta aikaa hakea omistuksensa rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta.

Jos huoneisto kuitenkin vaihtaa omistajaa ennen kuin asunnon omistuksesta on tehty sähköinen merkintä, uuden omistajan pitää rekisteröidä omistuksensa ja hakea paperisen osakekirjan mitätöintiä kahden kuukauden sisällä. ”Taloyhtiön on siis toimittava ensin. Vasta, kun taloyhtiö on siirtynyt huoneistotietojärjestelmään ja ilmoittanut siitä osakkaille, voivat osakkaat alkaa hakea omistuksensa rekisteröintiä”, painottaa palvelupäällikkö Suvi Väärälä Maanmittauslaitoksesta.

Asunnon ostajan kannattaa selvittää, onko huoneiston paperisesta osakekirjasta luovuttu”, Suvi Väärälä muistuttaa.

Menettely koskee ennen vuotta 2019 perustettuja taloyhtiöitä, sillä sitä uudemmat taloyhtiöt ovat kuuluneet sähköiseen huoneistotietojärjestelmään alusta asti. Helmikuun 2023 loppuun mennessä huoneistotietojärjestelmään oli siirtynyt vasta 15 prosenttia taloyhtiöistä, mutta taloyhtiöiden odotetaan aktivoituvan kevään yhtiökokousten jälkeen. ”Useimmiten ammattimaiset isännöitsijätoimistot hoitavat siirron. Nyt olisikin erinomainen hetki pienimmille, omatoimisesti isännöidyille taloyhtiöille hoitaa asia alta pois”, Väärälä toteaa.

Paperinen osakekirja mitätöitäväksi

Jos osakekirja on omistajan omassa hallussa, omistuksen rekisteröintiä voi hakea itse. Tämä voi olla järkevääkin tehdä suhteellisen pian, jos osakekirjan säilyttämisestä koituu kuluja, eikä omistaja ole aikeissa myydä asuntoa lähiaikoina.

Rekisteröinnin jälkeen osakekirjan katoamisesta tai tuhoutumisesta ei ole enää huolta. ”Prosessin saa alulle täyttämällä tulostettavan hakemuslomakkeen, jonka saa Maanmittauslaitoksen nettisivuilta. Allekirjoitetun lomakkeen voi skannata ja lähettää sähköpostitse, mutta itse paperinen osakekirja on joka tapauksessa toimitettava Maanmittauslaitokseen postitse tai tuomalla asiakaspalvelupisteeseemme, joita on ympäri maata”, Väärälä sanoo. Hän huomauttaa, että omistuksen rekisteröintiä voi myöhemmin hakea sähköisesti, mutta toistaiseksi lomake täytyy tulostaa ja allekirjoittaa. ”Allekirjoitetun hakemuslomakkeen voi myös postittaa tai tuoda yhdessä osakekirjan kanssa asiakaspalvelupisteeseen, tai sen voi täyttää asiakaspalvelupisteessä.”

Huoneistoa kohden tarvitaan yksi rekisteröintilomake. ”Ennen asiointia Maanmittauslaitoksen palvelupisteellä kannattaa tarkistaa aukioloajat nettisivuiltamme. Ajanvarausta ei tarvita.” Hakemus tulee vireille sen saavuttua Maanmittauslaitokseen, ja tarvittaessa käsittelijä pyytää siihen täydennystä.

Keskimääräinen käsittelyaika on tällä hetkellä noin kolme viikkoa. Omistuksen rekisteröinti maksaa 63 euroa osakehuoneistoa kohden, ja se laskutetaan hakemuksen saavuttua tai jälkikäteen. ”Osakekirjoja ei saa itse tuhota, vaan Maanmittauslaitos mitätöi ja tuhoaa ne, kun rekisteröinti on hoidettu. Jos osakekirjan haluaa muistoksi, se onnistuu 11 euron palautusmaksua vastaan.”

Ostajan on tarkistettava tilanne

Tyypillisimmin paperisista osakekirjoista luovuttaneen sitä mukaa, kun huoneistot vaihtavat omistajaa. Uudella omistajalla on kaksi kuukautta aikaa hakea omistuksen rekisteröintiä kauppakirjan allekirjoituksesta laskettuna, jos taloyhtiö on jo järjestelmässä. Jos näin ei ole, kaupat hoidetaan kuten ennenkin, ja aikaa rekisteröityä on kymmenen vuotta. Kauppakirjan allekirjoitushetki ratkaisee: jos kaupat on tehty ennen kuin taloyhtiö on siirtynyt järjestelmään, sovelletaan kymmenen vuoden aikarajaa, vaikka isännöitsijä ei olisi omistusta merkinnytkään osakasluetteloon. ”Ostajan onkin hyvä selvittää, onko yhtiö jo huoneistotietojärjestelmässä ja onko huoneiston paperisesta osakekirjasta jo luovuttu.

Tiedon yhtiön tilanteesta saa joko isännöitsijältä tai soittamalla Maanmittauslaitokselle, jolloin se ei maksa mitään. Julkinen osakeluettelo, josta selviää osakkeen muoto, maksaa 18 euroa.” Mikäli taloyhtiö on siirtynyt järjestelmään, mutta käytössä on vielä paperinen osakekirja, kauppa tehdään entiseen tyyliin. Silloin myyjä tekee osakekirjaan siirtomerkinnän ja luovuttaa osakekirjan. Tämän jälkeen ostaja tai ostajan pankki hakee omistuksen rekisteröintiä – jos osake on lainan vakuutena, pankki hoitaa rekisteröinnin, muuten sen voi tehdä itsekin.

Jos omistus on jo rekisteröity aiemmin, kannattaa tilata osakehuoneistotuloste, josta selviää omistajan omistusoikeus ja panttaukset. Tuloste maksaa 18 euroa. Kaupan jälkeen ostaja tai ostajan pankki hakee omistuksen rekisteröintiä, joka vaatii myyjän suostumuksen, kun paperista osakekirjaa ei enää ole. ”Suostumus voi olla asunnon luovuttajan allekirjoitus hakemuslomakkeella, kauppakirjan kopio tai erillinen suostumus.”

Varainsiirtoverosta ja varainsiirtoveroilmoituksesta on huolehdittava ennen rekisteröintiä. Maanmittauslaitos saa selvityksen varainsiirtoverosta tällöin suoraan verottajalta. Jos kahden kuukauden aikaraja omistuksen muutoksesta ylittyy, Maanmittauslaitos perii viivästysmaksua 12,60 euroa jokaiselta alkavalta kahden kuukauden jaksolta.

Ei syytä kiirehtiä

Jos osakekirja on lainan vakuutena, pankki hoitaa omistuksen rekisteröinnin niin kaupanteon yhteydessä kuin omistajan aloitteestakin. ”Mikäli asunnon omistaja haluaa rekisteröidä lainan vakuutena olevan osakehuoneiston omistuksen, helpointa on aloittaa prosessi lähettämällä viesti verkkopankin kautta. Se on kätevintä, sillä verkkopankissa asioidaan jo valmiiksi tunnistautuneena”, kertoo myynninjohtaja Marjut Mälkki Nooa Säästöpankista.

”Pankki hoitaa omistuksen rekisteröinnin kaupanteon yhteydessä tai omistajan aloitteesta, jos osakekirja on lainan vakuutena”, sanoo myynninjohtaja Marjut Mälkki Nooa Säästöpankista.

Eri pankeissa voi olla erilaisia käytäntöjä, mutta ainakin Nooa Säästöpankissa vastausviestissä kerrotaan, miten prosessi etenee ja millaisia kuluja siitä aiheutuu. ”Kerromme myös, millaisia suostumuksia tai liitteitä tarvitaan ja lähetämme tarvittavat lomakkeet.

Tavoitteena on tehdä prosessi asiakkaalle mahdollisimman helpoksi ja suoraviivaiseksi.” Ilmaiseksi mikään pankki ei tätä tee, vaan rekisteröinti maksaa pankista riippuen 100–400 euroa, ja panttauksen rekisteröinti lisäksi 80–200 euroa. Tämän päälle tulee vielä viranomaiskulut. ”Tässä on aika paljon manuaalista työtä, joten hinnoittelu perustuu työtunteihin”, Mälkki selittää.

Maanmittauslaitos selvittelee parhaillaan mahdollisuuksia kustannustehokkaampiin massasiirtoihin. ”Nyt ei kannata hötkyillä, vaan odottaa kaikessa rauhassa – ainakin, jos asunnon aikoo myydä kymmenen vuoden sisään. Kymmenen vuoden aikarajakin indikoi, ettei erityistä kiirettä ole. Jos laina tulee tällä välin maksetuksi, asian voi hoitaa itsekin.”

Kaupanteon yhteydessä asia on toinen. Ostajan pankki käynnistää prosessin automaattisesti, jos osakehuoneisto on lainan vakuutena. ”Pankki totta kai huolehtii, että kaikki tulee asianmukaisesti hoidettua vakuuden osalta, ja kaupantekotilaisuudessa otetaan kaikki tarvittavat suostumukset sekä allekirjoitukset. Siirtomerkinnät tehdään paperiseen osakekirjaan entiseen tapaan.”

Vaikka pankkien hinnastoissa näkyvät periaatteessa myös kaupanteon yhteydessä tehtyjen rekisteröintien kustannukset, Mälkki muistuttaa, että hinta on neuvottelukysymys. ”Asunnon ostamisen ja lainannoston yhteydessä kyse on kokonaispaketista, ja pankeilla on tässä neuvotteluvaraa.”